jueves, 5 de julio de 2012

REUNIONES TOXICAS

Las interrupciones son enemigas de la productividad, segmentan la jornada en pequeñas unidades de trabajo.
En ocasiones (demasiadas, bajo mi punto de vista) la peor modalidad de interrupción, son las reuniones. Estas son algunas razones.

.- Suelen centrarse en palabras y conceptos abstractos, no en cosas reales.

.- Suelen transmitir una cantidad muy pequeña de información relevante por unidad de tiempo.
.- Suelen salirse del tema con mucha frecuencia.

.- Exigen una preparación para la cual la mayoría de la gente no tiene tiempo.

.- Suelen tener un temario tan vago, que casi nadie sabe el objetivo.
.- Suelen incorporar al pesado de turno que se encarga de hacer perder el tiempo a los demás sin ningún sentido.
.- Las reuniones se reproducen. Una reunión lleva a otra, que a su vez lleva a otra....

Otra desgracia añadida suele ser que normalmente las reuniones duran demasiado tiempo.

 ¿A cuantas reuniones de 8 minutos has asistido en tu vida? Y si no hace falta más tiempo para afrontar un objetivo, ¿Porqué la duración de las reuniones rara vez es inferior a 45 min?

Sin profundizar demasiado en el tema, propongo algunas acciones para limitar en lo posible los daños:
.- Marca un tiempo límite. Cuando se acabe, la reunión se disuelve. Punto final.

.- Convoca al menor número de personas posible.

.- Ten un orden del día claro.

.- Abre la reunión con un problema específico.

.- Convoca la reunión en el lugar del problema, no en la sala de reuniones. Menciona temas reales y propón cambios reales.
.- Concluye con una solución y determina a un responsable de la misma.

Os dejo, que tengo una reunión urgente...

12 comentarios:

  1. Lo difuso siempre es confuso...
    A ver si termino pronto mi reunión y vuelvo ;)

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    1. Hay gente (y hablo de los responsables, coordinadores, facilitadores..) de las reuniones, que divaga y promueve la divagación del resto. En ocasiones he vivido situaciones en las que me he sentido rodeado de "tertulianos", dando opinión sobre cualquier tema sin ton ni son, y por supuesto sin llegar a ninguna parte.

      Creo que es más habitual de lo que pudiera parecer...

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    2. Demasiado habitual Paulino :(

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  2. “Hay que unirse, no para estar juntos, sino para hacer algo juntos” (de Juan Donoso Cortés)

    Son necesarias en su punto justo, para contrastar, desatascar, evaluar, seleccionar…; si no se define exactamente lo que se quiere conseguir de ella, puedes convertirlas en rutina. El equipo va obligado, sin ganas de aportar y dejando pasar el tiempo.

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    1. Las reuniones también sirven para construir equipo. Compartir sensaciones, dudas, miedos... ganar confianza y ánimo.

      Con lo poco que sé, me da que en el equipo en el que trabajas, pocas veces tenéis la sensación de actuar como "tertulianos". Me llamó mucho la atención una foto que vi en twitter, en la que la distribución jerárquica de vuestro equipo se construía desde el suelo. La jefa sentada en él, tu en una silla y el fotógrafo...supongo que de pie ;-))!!

      Saludos y mucha fuerza!!

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    2. Y Tamara sorprendiendo donde se posa...

      Es que el suelo es tan confortable! Nada mejor que sentir la tierra bajo tus pies para poder volar ;)

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  3. Mi reflexión en torno a mi papel en las distintas reuniones que he vivido se puede resumir en dos extremos:

    * Asistente

    * Participante

    Hay un largo trecho entre ASISTIR a una reunión, sin preparación previa, sin reflexión, sin interiorización de objetivos, sin temporización, sin prisas, sin pausa, sin ganas, al fin y al cabo, y PARTICIPAR en una reunión, con convocatorias trabajadas, tareas previas, reflexión, esfuerzo, causas, objetivos, planificación, tiempos respetados y respetuosos, conclusiones, nuevas tareas, objetivos, reflexiones, ...

    Según la RAE, reunir es volver a unir. Me gusta. En cada reunión se puede llegar a volver a sentir la unión de un equipo orientado a construir en base a los objetivos que se han marcado, incluso para redefinirlos desde la base.

    Lo triste es que más de uno elige asistir, por una mal entendida comodidad o pereza ... O quizá es que nunca han tenido ocasión de participar, quién sabe.

    Espero que te vaya bien esa reunión ;)

    Oso "pa" handia!!

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  4. Creo que existen distintos tipos de reuniones, que requieren diferentes actitudes tanto de los participantes como de los coordinadores. Yo distinguiría:

    .- Reuniones de coordinación. No son reuniones para exponer ideas sino para coordinar actividades establecidas y estandarizadas. Son reuniones operativas donde puede haber objetivos básicos, jerarquía de actividades y de roles, y donde es esencial anotar los acuerdos alcanzados, medir los tiempos y ser absolutamente claros y relevantes.

    La coordinación se convierte en sincronización de actividades para alcanzar los objetivos de forma eficiente.

    .- Reuniones de mejora. Se trata de resolver una situación no deseada y se busca restablecer un logro anterior que ya se ha dado. Es importante centrar el tema y permitir distintos puntos de vista siempre que sean relevantes y centrados en el asunto a resolver.

    Existe la necesidad de establecer correctamente el objetivo de mejora, para lo que se compara información entre los resultados obtenidos y los objetivos deseados.

    La creatividad en este caso está enfocada a la resolución de un problema identificado como tal.

    .- Reuniones creativas. Se trata de romper límites y de establecer nuevos puntos de partida por lo que pueden convocarse sin objetivos definidos, los roles pueden crearse a medida que se necesitan y las técnicas deben fomentar la participación y la conjetura. La esencia del trabajo en rutinas creativas es la cooperación.

    El responsable de estas reuniones tiene que tener habilidad de facilitar relaciones complejas entre distintas personas. Requiere una actitud resolutiva, más que analítica, porque hacer que algo suceda no depende tanto de la lógica como de la habilidad para influir en comportamientos y conductas.

    Puede que en una misma reunión se puedan acometer objetivos de coordinación, mejora y de soluciones creativas, pero es muy importante distinguirlos, para actuar como requiere cada caso. Por cierto es difícil que una reunión de este tipo dure 8 minutos....

    Espero que la próxima reunión a la que asistas te ofrezca la oportunidad de participar y aprender!!!

    Muxu haundiak, ta mila esker Marta!!

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  5. en el ámbito de pyme industrial que conozco, considero las reuniones esenciales, pero pocas veces las he visto bien ejecutadas, y ejecutadas de manera completa. De manera completa sería precisamente el tener previamente un orden del día que justifique el tiempo que todas esas personas van a invertir, e informes previos si son necesarios (es decir, haber preparado la reunión y que esta no sea un conjunto de reproches de lo que tenía que haberse hecho), y que finalmente haya un acta/punto de encuentro de lo acordado/alcanzado/discutido en la reunión. Sólo esas dos cosas son tan difíciles de ver, que si ya nos vamos al contenido de la reunión, pues ya... Pero claro, habiendo vivido entornos en que las reuniones eran inexistentes, o bien eran sólo odas al responsable, o instrumentos para la pérdida conjunta de tiempo, he llegado a ver gente que de tener conceptos completamente viciados respecto de las reuniones como concepto han llegado a verlas útiles sólo porque se les ha hecho hacerlas con algo de lógica. Cuando yo las he llevado, siempre me he manifestado muy en contra de que duraran más de 90 minutos. En general, me buscaba un compromiso a la hora y media de la convocatoria. Como había que contar con los atrasos de asistentes acostumbrados a ello (nunca prosperé en multarles con un euro por minuto de retraso), conseguía mantener reuniones de una hora. Claro que luego había que reconvocar para continuar, argh...

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    1. Una convocatoria de reunión que incluya los objetivos y el orden del día, junto con un sencillo acta de acuerdos y compromisos, transformarían las reuniones de la mayoría de las organizaciones. Si a eso le añadieramos una evaluación de la misma, cuyas conclusiones fueran el punto de arranque de la siguiente reunión...

      Lo de multar con un euro por minuto de retraso (tanto al inicio, como al final de la reunión), sería una manera extraordinaria de mover grandes capitales... me temo que una medida de ese tipo solo la pueden tomar jefazos o personas que formen parte de un gran equipo, en cuyo caso dicha recolecta no daría ni para una cena.

      Feliz domingo, Goio!!

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  6. Totalmentge de acuerdo Paulino, con las soluciones que propones, rebosantes de ese sentido común que tanto encontramos a faltar a veces.
    Al eso de "marcar un responsable para llevar a cabo la solución" añadiría: un concreto plazo para ello.
    Muy interesante lo de "reúnete dónde está el problema en lugar de la sala de reuniones", muy aplicable en fábrica!!! ;)

    Un abrazo y felicidades

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  7. Muchas gracias Eva, por tu comentario. Marcar responsable y PLAZO para llevar a cabo la solución, yo también lo firmo.

    Perdón por la tardanza en la respuesta...

    Un fuerte abrazo!!!

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