REUNIONES. Prepárala bien.

Solo en el diccionario la palabra éxito está antes que trabajo. T.A. Edison

No existe una buena reunión, sin una buena planificación.

En la preparación de una reunión hay que tener en cuenta los siguientes aspectos clave:

1.- Finalidad. ¿Por qué? ¿Para qué?

Tenemos que conocer los objetivos de la reunión y los beneficios que se esperan obtener de la misma.

2.- Contenido. ¿Qué?

Se tienen que definir los temas a tratar en función de los objetivos que se persiguen. Tenemos que conocer los mensajes que se quieren transmitir.

3.- Colectivo. ¿A quién va dirigida?

Es importante designar correctamente a los asistentes, pensando en su capacidad de hacer aportaciones-objeciones a los temas y preparando las posibles respuestas.

4.- Material. ¿ Documentación a repartir a los asistentes?

Tenemos que pensar en toda la logística de la reunión.

5.- Organizar contenidos. ¿Cómo se van a organizar los temas?

Secuenciar el orden en el que se van a tratar los temas temporizándolos.

6.- Lugar, fecha y hora. ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Horario?

Selección del local y los medios adecuados. Especial cuidado con la iluminación y temperatura del lugar de reunión.

Todos estos aspectos se deben ordenar en la convocatoria de la reunión que debe contener al menos:

1.- Fecha de la reunión.
2.- Hora de inicio y hora de término.
3.- Lugar donde se realiza la reunión.
4.- Personas convocadas.
5.- Objetivo de la reunión.
6.- Agenda de temas a tratar, con tiempo por tema.
7.- Envío de información previa.
8.- Sugerir llevar alguna información particular.


Concluyo esta entrada dedicada a la preparación de las reuniones, con una cita de Xavier Marcet:

" Las reuniones cortas, bien dirigidas, con objetivos claros y complementadas con contactos bilaterales on-line y presenciales, son las más eficientes.

Las reuniones ordinarias, son las que hay que tomar más en serio, ponerles metodología que garantice no confundir lo urgente con lo importante, hay que dejar lugar para la estrategia y no enredarse en detalles menores. Las reuniones tiene hora de inicio y de final, hay que respetar especialmente un final puntual".